こんにちは。遠藤明です。
ご興味をお持ちいただきありがとうございます！
最後にプレゼントもありますので是非最後までご覧ください^^
事務職の種類
事務職と一概に行っても様々な種類があります。
- 一般事務
- 営業事務
- 経理事務
- 総務事務
- 人事事務
それぞれの部門を支える、会社を支えるサポート役という仕事内容と言えます。
事務職の作業内容
実際の作業は部門にもよってことなりますが大まかな業務としては以下になります。
- データ入力
- 書類の作成（注文書・社内文書・企画書・在庫管理など）
- メール操作
- 書類やデータの管理
- 電話応対
- 接客対応
このような業務があります。
お気づきでしょうか?
この業務の大半はパソコンを使用して行うという点です。
そのため、入力できればOK、メールだけできればOKというわけではなく、事務職に就く場合は総合的にパソコンの基本を身に付けておく必要があります。
基本ができるかどうかの判断材料の一つとして取り上げられるのが、Word（ワード）・Excel（エクセル）が使えるかというところです。
ハローワークの求人票で事務職を探してみると、
ワード、エクセルが使える方
という文言が本当に多くでてきます。
ただ、ここで悩まされるのが
「ワード・エクセルが使える」ってどこまでできればいいの？
という疑問。
もっと具体的に書いてくれればいいんですけどね～。
本当に明確な基準がないため悩んでしまうかと思いますので、私自身も採用担当として色々見させていただいた経験を踏まえてこの辺を紐解いてみようかなと思います。
企業が求めているスキルはどこまでか？
Word（ワード）のスキル
- レベル1 簡単なパソコン操作・雛形に入力でき保存ができる
- レベル2 整理されていない情報から画像や表を含んだお知らせ文が作れる
- レベル3 新聞など段組みを含む文書、冊子、デザインレイアウトされた文書
エクセルのスキル
- レベル1 簡単なパソコン操作・雛形に入力でき保存ができる
- レベル2 整理されていない情報から関数を用いた表計算文書や簡単なグラフが作れる
- レベル3 条件分岐など中級クラスの計算を含んだ表作成・グラフ・データベース管理・マクロ
企業によって扱う仕事内容が違うのでもとめるレベルも変わってきますが、大きく分けるとこの３つのレベルに分けられると思います。
その中でもある程度自信を持って「使えます！」というレベルはレベル2の段階です。
例えばワードの場合こんな感じです。
レベル2のワード文書
ワードは主に文書作成を得意とするアプリケーションソフトです。
一見すると簡単なように思われますがこの中には以下のような要素が含まれています。
- 用紙サイズの変更
- 余白の調整
- 文字入力
- 書体の変更
- 文字サイズの変更
- 文字の右寄せ
- 文字の中央揃え
- 画像の挿入
- 文字のインデント
- 表の作成
- 表の幅変更
- 表の色変更
このような要素で作られています。
何もない状態からこのような文書を作るスキルが基本操作には求められます。
レベル2のエクセル文書
ワードよりも活用の幅が広いのがエクセルです。
エクセルでは、表計算文書・グラフ・データベースといったものが作れます。
エクセルの場合ワードよりも判断基準が明確になっているような気がします。レベル2がしっかりできてる！という判断基準としては上記のような計算式を含んだ書類を何も見ないで作れるかどうかというところがポイントです。
ちなみに上記は、単純に計算をするだけの見積書ではなく、レベル3の要素も加えて作っています。
この中にはIF関数やVLOOKUP関数というものを使用して作っています。
こちらには以下の要素が含まれています。
- 入力
- セルの結合
- フォントサイズの変更
- ページ罫線
- セルの塗りつぶし
- 列、行の幅・高さの変更
- 四則演算
- TODAY関数
- SUM関数
- IF関数
- VLOOKUP関数
いかがでしょうかこのようなものが何も見ないで作れるようになればある程度自信を持ってWord・Excelが使えます！といっても良いレベルかと思います。
この内容を切欠に漠然としていたスキルが少しでも解消されれば幸いです。
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